Kategorien
Alle Projekte, Aufgaben, Termine sollen zu einer Kategorie gehören.
Es gibt 3 vorgegebene Kategorien:
- Familie, Freunde, Freizeit
- Arbeit
- Haushalt & Finanzen
Diese dienen nur als Startpunkt. Du kannst sie verändern, und weitere Kategorien definieren.
Wir raten, zu jede Kategorie eine eigene Farbe zuzuordnen,
damit deine Listen und Kalender übersichtlicher werden.
Projekte und Aufgaben
Sowohl Projekte, als auch Aufgaben haben eine Frist, und können (früher oder später) fertig sein. Wie fertig ein Projekt / eine Aufgabe ist, das kannst du mit einem Prozentsatz ausdrücken. Die anderen Felder sind im Grunde genommen optional.
Zu den Projekte und Aufgaben kannst du Dateien und Webseiten zuordnen. So kannst du die relevanten Informationen zu einer gewissen Aufgabe viel schneller finden. Du kannst einstellen, dass eine Datei automatisch geöffnet würde, wenn du beginnst, dich mit einer Aufgabe zu beschäftigen.
Ein Projekt besteht aus Teilprojekte und Aufgaben. Eine Aufgabe kann Teilaufgaben eingegliedert werden. Die Anzahl der Hierarchiestufen ist optional. So wenn du herausfindest, dass du eine zu allgemeine Aufgabe definiert hast, kannst du ohne weiteres aus ihr Teilaufgaben bilden.
Ein Teilprojekt oder Teilaufgabe kann auch als ein Meilenstein funktionieren.
Termine
Zu den Terminen kannst du geplante und wirkliche Start- und Endzeitpunkt speichern. Tatsächliche Start- und Zeitpunkt sind von großer Bedeutung: daraus kalkuliert das Programm, wie viel Zeit du mit einer Aufgabe, Tätigkeit usw. verbracht hast.
Termine können zu einem Projekt, zu einer Aufgabe oder direkt zu einer Kategorie gehören.
Zur geplanten Anfangszeit und Beendungszeit kannst du Erinnerungen zuordnen. Auf dem Blatt des Termins siehst du, wie viel Minuten vor dem geplanten Start bzw. Ende du erinnert wirst. Mit einem Double-Click in diese Felder, schaffst du zum Blatt der Erinnerung.
Deine Termine kannst du in den verschiedenen Kalendern besichtigen. Die geplanten bzw. noch nicht beendeten Termine erscheinen in Italic, die schon beendeten in normaler Schriftart.
Serienaufgaben und -termine
In diesen Menüpunkten kannst du die wiederholenden Aufgaben (z. B.: Blumen gießen) und Termine (z. B.: Kurse, Trainings) speichern. Die Serie muss immer eine Anfangs- und Beendungszeitpunkt haben.
4 Arten von Serienaufgaben und –termine können definiert werden:
- tägliche Serienaufgaben werden jeden Tag oder nach eine bestimmte Anzahl von Tagen (z. B. jeden 3. Tag) wiederholt.
- wöchentliche Serienaufgaben wiederholen sich immer an denselben Tagen der Woche (z. B. jeden Montag und Donnerstag).
- monatliche Serienaufgaben wiederholen sich einmal pro Monat (z. B. das muss jedes Monat bis den 10. erledigt werden).
- jährliche Serienaufgaben wiederholen sich einmal pro Jahr. (z. B. Geburtstagsgeschenk).
Erinnerungen
Sowohl zu Terminen, als auch zu Aufgaben und Projekten kannst du Erinnerungen zuordnen.
Zu einer Erinnerung kannst du eine gefällige Datei und eine Audio-Datei zuordnen. Diese werden beim Erscheinen der Erinnerung automatisch geöffnet.
Tagesplaner
„Tagesplaner” ermöglicht, deine Termine und deine aktuellen Aufgaben auf einem Bildschirm zu sehen.
Auf der linken Seite befindet sich ein Kalender für den gewählten Tag.
Auf der rechten Seite sieht man die Liste der aktuellen Aufgabe gefiltert und sortiert nach den gegebenen Kriterien. Zu den Elementen der Liste gehört das normale Right-Click-Menü.
Die Aufgaben kannst du mit „Drag & Drop“ in den Kalender kopieren.
Die so entstandenen Termine können natürlich mit den normalen Funktionen editiert werden.
Sorgfältige Planung vs Spontaneität
Wenn du detaillierte Pläne magst, wirst du in deinem MyProjectOrganizer oft den Terminbildschirm sehen. Dein Tagesablaufplan für morgen wird wahrscheinlich so aussehen:
Wenn du einen „Termin“ tatsächlich startest oder beendest, kannst du die Stoppuhrfunktion
im Rigth-Click-Menü des Termins benutzen.
Wenn du lieber am spontanen Organisieren der Arbeit glaubst, wirst du die Stoppuhrfunktionen
häufig benutzen.
Wenn du „Stoppuhr: Start“ im Right-Click-Menü einer Aufgabe klickst, generiert das Programm einen Termin zur Aufgabe und startet deren Stoppuhr.
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