6 häufige Probleme rund um ToDo-Listen
Als man zuerst einsieht, dass man viel mehr zu tun hat, und viel mehr leisten will, als man im Kopf halten kann, beginnt man als erster Schritt eine – oder gleich mehrere – To-Do Liste(n) anzufertigen. Das Format kann vielerlei sein: das gute, alte Papier, traditionale Notizbücher oder verschiedene Office-Applikationen: Notepad, Word und Excel sind nahe liegend, aber ich habe schon ToDo-Listen auch im ppt-Format gesehen.
Viele denken, dass sie trotz der schönen Liste, ganz oft zerstreut sind, und immer wieder einige Sachen vergessen.
Es gibt zwei häufige Ursachen:
die Liste ist zu lang und dadurch unübersichtlich geworden, oder die Liste ist zu kurz und sie enthält nur einige von den zu erledigenden Aufgaben.
Und jetzt einige Details über die Probleme, die zu einer zu lange oder zu kurze
ToDo-Liste führen.
1. Alles auf einem Blatt
Wie sieht Ihre ToDo-Liste eigentlich aus? Mehrere Seiten lang mit demselben Kuli oder in derselben Schriftart geschrieben? Und wie lange dauert eine bestimmte Aufgabe zu finden?
Von einer nicht übersichtlichen Liste kann man nicht erwarten, dass sein / ihr Leben dadurch wesentlich organisierter wird.
In diesem Chaos kann man mit zwei Methoden Ordnung schaffen:
a) Aus der langen Liste mehrere kürzere bilden.
Dann gibt es eine Liste für Privatsachen, eine für Projekt X, eine für Kunde Y. Und sie sind natürlich schon mehr übersichtlicher, als die einzige, lange Liste war.
Es ist nicht besonders schwierig, den Nachteil dieser Methode herauszufinden: jetzt haben Sie nicht eine Menge Aufgabe auf einem Blatt, sondern eine Menge Listen. Falls mehr als 4, ist die Chance, dass Sie über einige Listen immer wieder vergessen werden, ganz groß. Man darf nicht vergessen, dass "die Liste der aktuellen Liste" sich ziemlich oft verändert.
b) Die lange Liste bleibt, aber wird bunter.
Wenn Sie auch in der Zukunft alles auf einem Blatt sehen möchten, sollen Sie diese gewisse Liste ein bisschen strukturieren. Jetzt bekommen die verschiedene Kategorien (Projekte, Kunden usw.) nicht eine eigene Datei, sondern eine eigene Farbe oder vielleicht einen speziellen Font-Typ. Mit dieser Methode kann man mehrere Kategorien handeln, hier bedeutet die Anzahl der Aufgaben eine Grenze. Nach einer Menge muss man ungeheuer viele Zeit mit dem Formatieren verbringen.
Wenn Sie die Grenzen einer oder anderer Methode erreicht haben, ist die Zeit höchstwahrscheinlich angekommen, eine Software zu benutzen.
2. Zu wenig Info
Eine ToDo-Liste soll mindestens diese "Felder" beinhalten: kurze Beschreibung der Aufgabe, Termin, geschätzte Dauer, Kommentare.
Die erste ist selbstverständlich, aber die anderen fehlen ziemlich oft, so lohnt es sich ein bisschen über sie zu sprechen.
Termin
Wenn wir nicht alle Aufgaben jetzt gerade erledigen möchten, sondern einen Plan anfertigen, ist der Termin eine der wichtigsten Eigenschaften der Aufgabe. Deshalb lohnt es sich, auch die "selbstverständlichen" Termine in der Liste aufzuweisen. Woran denke ich? Zum Beispiel muss man ein Geburtstagsgeschenk bis den vorigen Tag beschaffen. Das ist schon klar - nachdem wir den Text der Aufgabe gelesen haben.
Aber wenn wir nur einen schnellen Blick auf die Liste werfen, ist es bequemer auch
den Termin zu sehen. Je mehr Aufgaben ohne Termine, desto schwieriger ist das Sortieren der Liste.
Es ist auch häufig, dass man nicht den eigentlichen Termin, sondern einen von sich selbst gesetzte Zieldatum aufweist. Natürlich muss man die Aufgaben nicht für die letzte Minute lassen, aber die ToDo-Liste und der Tagesablaufplan sind zwei verschiedene Sachen. Wenn etwas nicht nach den Planen läuft, und man etwas unbedingt verschieben muss, ist es wichtig, den wirklichen Termin zu wissen.
Geschätzte Dauer der Aufgabe
"Flugzeugkarten bestellen" und "einen Artikel schreiben": beide sind zu erledigenden Aufgaben, aber wir wissen natürlich, dass die andere bedeutend mehr Zeit beansprucht. Hier gilt es aber auch, was wir über Termine gesagt haben: wenn es eine Zahl neben allen Aufgaben steht, ist das Bild viel klarer.
In vielen Fällen ist es ziemlich schwierig zu schätzen, wie viel Zeit man mit einer Aufgabe verbringen müssen wird. Es ist eine gute Idee, sowohl die vorläufige Schätzungen, als auch die wirkliche Arbeitsmengen systematisch zu speichern und sie zu vergleichen. Für einen Unternehmer oder Berater, dessen Einkommen vom Ergebnis der Arbeit und nicht vom Input abhängt, ist es besonders von großer Bedeutung.
Kommentare
Was kann dieses Feld enthalten? Zum Beispiel eine längere Beschreibung darüber, was die Aufgabe ist, was Sie schon gemacht haben; Links zu Webseiten oder zu Dateien. Sie werden diese Infos für besonders nützlich halten, wenn Sie sich einige Wochen lang mit der Aufgabe nicht beschäftigt haben, und jetzt sie fortsetzen möchten.
3. Nie etwas als fertig Bezeichnen (und Fühlen)
Sie arbeiten an den Aufgaben, machen auch Fortschritte, aber Sie können praktisch keine Aufgabe ausziehen oder als fertig bezeichnen. Wenn dieses Problem Ihnen bekannt ist, ist die Ursache vielleicht, dass die Aufgaben einfach zu komplex sind. Man könnte sie auch "Miniprojekte" nennen. Zum Beispiel: ein langes Dokument zusammenstellen, die Büro aufräumen, eine Werbung anfertigen usw. Besonders wenn Sie wissen, dass Sie die Aufgabe Schritt um Schritt erledigen werden, sollen Sie Teilaufgaben definieren: den Entwurf des Dokuments oder der Werbung, die einzige Schubladen des Schreibtisches usw. Man fühlt sich besser, wenn man sieht, dass etwas schon erledigt ist. Und vergessen Sie nicht sich selbst zu belohnen!
Eine andere Methode ist, die Aufgaben nicht einfach als fertig oder nicht fertig bezeichnen, sondern zum Beispiel mit einem Prozentsatz die schon erreichten Ergebnisse andeuten. Eine Menge von Aufgaben zwischen 90% und 99% kann sowohl Mangel an Selbstvertrauen, als auch Perfektionismus bedeuten. Es ist auch möglich, dass Sie die letzten Schritte und das Kontrollieren wirklich gern verschieben. In diesem Fall kann es eine gute Idee sein, einen Kollegen zu bitten, in dieser letzten Phase Ihnen zu helfen.
4. Alles ohne Nachdenken Aufschreiben.
Wenn Sie Aufgabe der Liste hinzufügen, haben Sie einen fantastischen Anlass zum Nachdenken und einige Fragen zu stellen. Soll ich das wirklich tun? Warum? Möchte ich das tun?
Gibt es vielleicht nicht jemanden, der / die diese Aufgabe erledigen könnte? Vielleicht auch gern machen würde?
5. Von anderen zu erledigenden Aufgaben nicht enthalten
Wer schon an einem Managertraining teilgenommen hat, hat sicherlich über die große Bedeutung des Delegierens gehört: man kann nicht alles selbst erledigen, es gibt wichtige Aufgaben, die von anderen gemacht werden sollen. Die große Nachricht ist, dass nicht nur Vorgesetzte das einsehen müssen. Bis der Kollege die Abbildungen nicht gezeichnet hat, können Sie das Dokument nicht abgeben, obwohl Sie den Text schon vor zwei Wochen geschrieben haben. Deshalb ist es empfehlenswert, alle Aufgaben, die von anderen gemacht werden, aber für Sie wichtig sind(!), zur ToDo-Liste hinzufügen. Natürlich kann man für diesen Zweck nicht nur die eigene ToDo-Liste, sondern auch eine oder mehrere andere Liste(n) benutzen. Über die Vorteile und Nachteile dieser Methode können Sie beim Punkt 1a) lesen. :-)
6. Viele Aufgaben "außerhalb des Systems"
Sie haben eine – vielleicht ziemlich kurze – ToDo-Liste, die nur ein Teil von Ihren Aufgaben enthält: nur die wichtigen, nur die komplizierten, mit der Familie oder mit dem Haushalt zusammenhängenden natürlich nicht. Das Motto lautet immer so: "Die anderen werde ich sicherlich nicht vergessen." Diese Aussage zeigt, dass das ganze Konzept von ToDo-Listen nicht ganz verstanden wurde: wir machen solche Liste nicht (nur) deswegen, weil wir diese Sachen nicht bemerken könnten. Wir machen die Liste, weil wir eine Menge Sachen nicht bemerken wollen.
Mit diesen "Teillisten" gibt es zwei Problemen. Die erste schlechte Nachricht ist, dass Sie einige von den nicht aufgeschriebenen Aufgaben doch vergessen werden. Und sie werden ziemlich oft an diese so trivialen Aufgaben denken, während Sie sich mit anderen (vielleicht nicht so wichtigen, aber auch zu erledigenden) Dingen beschäftigen. Das andere Problem ist, dass eine Liste, die nur ein Teil der Aufgaben enthält, kann keinen vollständigen Überblick geben.
Und zum Schluss noch etwas Wesentliches.
Die Liste muss Ihnen gehören, d. h. ihr Aussehen, ihr Struktur muss Ihrer Denkweise passen, sie muss Ihnen bequem und übersichtlich sein. Zum Beispiel ist es völlig egal, dass Rot im Allgemeinen als besonders auffällig betrachtet wird: wenn Sie der Fan einer rot-weißen Fußballmannschaft sind, oder ganz einfach diese Farbe mögen, kann Ihre ganze Liste rot sein.
Die ToDo-Liste ist keine geschäftliche Präsentation, so gibt es keine Pflichtregeln. Sie müssen es bemerken, wenn Sie die Liste nicht mehr behandeln können oder immer wieder etwas vergessen, und die Zeit zur Veränderung angekommen ist.